Als vereniging beschikken wij over privacygevoelige informatie zoals persoonsgegevens. Van al onze leden en donateurs wordt naast naam en adresgegevens o.a. ook geboortedatum, telefoonnummer en e-mailadres vastgelegd. Ook bij sponsoren en vrijwilligers is er een vastlegging van persoonsgegevens. Daarnaast kan er ook sprake zijn van vastlegging van beeldmateriaal.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 18 jaar) indien verstrekt door ouder, verzorger of wettelijk vertegenwoordiger.
Hieronder is in ons verwerkingsregister uiteengezet hoe er binnen de vereniging met deze informatie wordt omgegaan. Dit om aan te tonen dat we transparant zijn in ons handelen ten aanzien van deze persoonsgegevens en daarmee voldoen aan de AVG wetgeving (25-5-2018).

Link toestemmingsformulier leden: Toestemming
Link toestemmingsformulier vrijwilligers: Toestemming vrijwilligers
(Formulier eerst downloaden of afdrukken voordat je hem invult)

Verwerkingsregister:

1. Welke informatie wordt opgeslagen?

Van de leden en donateurs worden de volgende onderdelen vastgelegd:

• Voornaam + voorletters
• Tussenvoegsel
• Achternaam
• Geboortedatum
• Straat en huisnummer
• Postcode
• Woonplaats
• IBAN-nummer
• Telefoonnummer (optioneel)/06-nummer
• E-mailadres (optioneel, maar verplicht binnen Sportlink in verband met koppeling met app)
• Relatienummer KNVB
• Pasfoto t.b.v. spelerspas
• Geslacht

Op het aanmeldformulier voor leden is aangegeven welke informatie wordt vastgelegd en hoe hiermee wordt omgegaan. Tevens wordt daarbij specifiek toestemming gevraagd voor het eventuele gebruik van naam en beeldmateriaal. Van bestaande leden is/wordt de toestemming middels een toestemmingsformulier vastgelegd (Link: Toestemming).

Van vrijwilligers en sponsoren wordt alleen het noodzakelijke vastgelegd. Dat betreft de naam, het telefoonnummer, het e-mailadres en de bankgegevens. Voor vrijwilligers waarvan de naam en eventueel beeldmateriaal wordt gebruikt is eveneens een toestemmingsformulier beschikbaar. (Link: Toestemming vrijwilliger).

2. Waar wordt de informatie opgeslagen?

De persoonsgegevens van leden en donateurs worden vastgelegd in Sportlink. Sportlink is het ledenadministratiesysteem wat door de KNVB beschikbaar wordt gesteld. Als vereniging leveren wij alleen de verplichte onderdelen zoals naam, geboortedatum en e-mailadres aan en ook alleen voor die leden die ook voor de KNVB lid willen zijn. Sportlink wordt tevens gebruikt voor de ‘incasso’ van de contributie.

De leden kunnen zelf via een app (voetbal.nl) voor een deel zien welke gegevens geregistreerd zijn in Sportlink. De zichtbaarheid voor derden in de app kunnen de leden zelf in deze app bijwerken. De verantwoordelijkheid hiervan ligt bij de leden zelf. Standaard staat de zichtbaarheid op ‘afgeschermd’. In de wedstrijdzaken-app is de foto van een lid verplicht voor de controle van de scheidsrechter voor de wedstrijd. Voetbal.nl is gekoppeld aan de wedstrijdzaken-app en vice-versa.

Voor meer informatie over de privacy maatregelen in Sportlink: https://support.sportlink.nl/nl/support/solutions/articles/9000129377-privacy-informatie-knvb

Voor meer informatie over de zichtbaarheid van je naam en foto in de voetbal.nl app en website en in de KNVB Wedstrijdzaken app:
https://support.sportlink.nl/nl/support/solutions/articles/9000129378-zichtbaarheid-voetbal-nl-app-website-knvb-wedstrijdzaken-app

Voor meer informatie over de voorwaarden inclusief bewerkersovereenkomst van Sportlink zijn de volgende twee bijlages beschikbaar (en op aanvraag worden ze toegestuurd):
- 20170407-Standaardvoorwaarden Sportlink Verenigingen
- 20170131-Standaard Gebruikersvoorwaarden Sportlink.

3. Hoe lang wordt de informatie opgeslagen?

Persoonsgegevens worden na beëindiging van lidmaatschap of inzet nog 2 jaar bewaard en dan vernietigd met uitzondering van de naam. In het archief van de vereniging blijft zichtbaar wie lid is geweest gedurende welke periode. Indien een verzoek komt van een individuele persoon om deze gegevens te verwijderen zijn wij verplicht hieraan gehoor te geven en wordt dit verwijderd.

4. Wie kan bij deze informatie?

De ledenadministratie is alleen toegankelijk voor die personen binnen de vereniging die in voor de uitoefening van hun functie binnen de vereniging de gegevens moeten kunnen raadplegen.

Deze personen zijn:

• Penningmeester
• Secretaris van de vereniging.
• Wedstrijdsecretaris

De Penningmeester is verantwoordelijk voor het actualiseren van deze informatie.
Van de huidige leden zijn de oorspronkelijke fysieke aanmeldformulieren nog beschikbaar. Deze zijn in bewaring bij de Penningmeester.
Van de huidige sponsoren zijn de oorspronkelijke fysieke overeenkomsten nog beschikbaar. Deze zijn in 3-voud opgesteld. Een exemplaar bij de sponsor, een exemplaar bij de Secretaris en een exemplaar bij het Bestuurslid Sponsoring. Deze informatie wordt niet gedeeld met externen.
Binnen het hoofdbestuur is de maatregel van kracht dat informatie over leden, vrijwilligers en sponsoren niet intern of extern wordt gedeeld.

5. Beveiliging.

Om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, hebben we de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens SC Millingen van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

6. Welke informatie wordt doorgestuurd naar derden?

De KNVB krijgt alleen de namen en de geboortedata van de leden doorgestuurd die ook voor het KNVB lidmaatschap gaan. Dit laatste is alleen noodzakelijk in geval van deelname aan de KNVB competitie. Voor donateurs is dat bijvoorbeeld niet het geval. In Sportlink staan ook het mailadres en een pasfoto.

Aan de gemeente Berg en Dal wordt een overzicht verstrekt van aanwezige jeugdleden i.v.m. hoogte gemeentelijke bijdrage voor de vereniging.

7. Welke informatie staat op de SC Millingen site of in het SC Millingen infoboekje?

Van bestuursleden en enkele commissieleden worden namen, telefoonnummers en e-mailadressen getoond. Dit is met een toestemmingsverklaring met deze leden vastgelegd.

Leiders en/of trainers van teams kunnen (ouders van) leden vragen om gebruik te mogen maken van telefoonnummers en e-mailadressen. Deze gegevens worden altijd zelf bij (ouders van) leden met instemming opgehaald en niet door de vereniging (en dus ook niet door de leiders) verstrekt.

Er is historisch beeldmateriaal aanwezig op de SC Millingen site en in de Nieuwsbrief. Mochten er leden, donateurs of vrijwilligers problemen hebben met datgene wat terug te vinden is dan kunnen zij zich melden op avg@scmillingen.nl. Wij zorgen dan dat dit beeldmateriaal wordt weggehaald. Voor toekomstig beeldmateriaal vragen wij eerst toestemming voor plaatsing.

8. Wat te doen bij een informatie-incident of datalek?

Indien er sprake is van een informatie-incident of datalek en gegevens van leden, donateurs, vrijwilligers en/of sponsoren onbedoeld bij anderen terecht komen worden de volgende stappen doorlopen:

• Dagelijks Bestuur van de vereniging op de hoogte stellen
• Beoordeling door Dagelijks Bestuur of er daadwerkelijk sprake is van een datalek
• Afstemming met KNVB indien het vanuit Sportlink is ontstaan
• In geval van datalek wordt het lek gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens
• Betrokkenen (b.v. leden) van de gegevens worden geïnformeerd
• Actie ondernemen om een dergelijk datalek in de toekomst te voorkomen
• Vastlegging datalek in het Datalek Register door de Secretaris. (Datalek Register is een extra passage in het verslag van de bestuursvergadering.)

Contactgegevens

avg@scmillingen.nl